MENOS OPERAÇÃO, MAIS GESTÃO Kit prático da oficina · PMI-DF Summit 2026 Gabriel Fiuza (Primora) e Pedro Coelho (BMAI) · https://oficina-pmidf.pages.dev Slides em PDF: https://oficina-pmidf.pages.dev/assets/slides-menos-operacao-mais-gestao.pdf Troque o que está entre [colchetes] pelo seu projeto. Use só dados que você está autorizado a compartilhar. Estrutura de um bom prompt: TAREFA · CONTEXTO · SAÍDA · REFINAR. ============================================================ PARTE 1 · PROMPTS ============================================================ 01. STATUS REPORT COM CONTEXTO [Meio] Quando usar: Toda sexta, para o cliente. Troque o pedido vago por situação, leitor, fonte, formato e regras. ---------------------------------------- Sou gerente de um projeto de [tipo de projeto] para [cliente], na semana [X] de [Y]. Quem lê é [leitor], [como lê: no celular, em reunião, por e-mail]. Use a planilha anexa de planejado × realizado. Escreva até 8 linhas: o que foi entregue, o que atrasou e por quê, e a decisão que precisamos de [leitor] até [data]. Tom direto, sem jargão. Se faltar dado, pergunte em vez de inventar. 02. DEIXE A IA PERGUNTAR ANTES [Começo] Quando usar: Quando você ainda não tem todo o contexto. As perguntas mostram o que não foi combinado. ---------------------------------------- Quero [o plano de 1 página / a proposta / o e-mail] do projeto [nome]. Antes de escrever, me faça as perguntas que precisar, uma de cada vez. Quando tiver o suficiente, avise e escreva a primeira versão. 03. DO KICKOFF AO PLANO DE 1 PÁGINA [Começo] Quando usar: Logo depois do kickoff, com a transcrição, a proposta e os e-mails do cliente. ---------------------------------------- Sou gerente do projeto [nome] para [cliente]. Leia a transcrição do kickoff, a proposta e os e-mails anexos e preencha o plano de 1 página em 5 blocos: 1. Problema: problema → efeito → impacto, em uma frase. 2. Objetivo: o resultado para o cliente. 3. Escopo: o que entra e o que não entra. 4. Entregas: cada uma com um dono e uma data. 5. Critério de sucesso: métrica, ponto de partida, esperado, prazo e responsável. Antes de montar o plano, me faça as perguntas que precisar, uma de cada vez. Marque [VERIFICAR] tudo que não estiver nos documentos. Não invente informação. 04. O QUE FICOU SEM DIZER [Começo] Quando usar: Antes de assinar o contrato. A IA lê os documentos longos atrás de lacunas. ---------------------------------------- Sou gerente de um projeto de [tipo de projeto] para [cliente]. Leia a proposta e a transcrição do kickoff anexas e liste: - tudo que o cliente pode achar que está incluído, mas não está escrito; - termos vagos ("melhorar", "otimizar") sem métrica; - entregas sem dono ou sem data; - três perguntas para eu fazer ao cliente antes de assinar. Responda em tabela. Não invente informação que não esteja nos documentos. 05. ATA, PENDÊNCIAS, DECISÕES E MUDANÇAS [Meio] Quando usar: Depois de cada reunião gravada e transcrita (Teams, Meet, Zoom, tl;dv, Fireflies, Read.ai). ---------------------------------------- TAREFA: a partir da transcrição anexa do check-in do projeto [nome], extraia: resumo da reunião (até 5 linhas), pendências, decisões tomadas e pedidos de mudança. CONTEXTO: escopo aprovado do projeto. Entra: [itens]. Não entra: [itens]. SAÍDA: uma tabela com as colunas tipo, descrição, dono e prazo. REFINAR: marque [VERIFICAR] o que não estiver claro na transcrição. Não trate ideia como decisão. Se uma tarefa não tiver dono ou prazo, escreva "sem dono" ou "sem prazo" em vez de completar. Sinalize todo pedido que estiver fora do escopo. 06. PEDIDO DE MUDANÇA: IMPACTO PRIMEIRO [Meio] Quando usar: Quando chega o “dá para incluir só mais uma coisinha?”. Você vai para a conversa com números. ---------------------------------------- O cliente pediu: "[pedido]". Use como contexto o plano de 1 página e o cronograma anexos. 1. Compare o pedido com o escopo aprovado: está dentro ou fora? 2. Estime o impacto no prazo e nas horas da equipe, mostrando as premissas. 3. Aponte o que pode sair do escopo no lugar. 4. Rascunhe um aditivo curto: o que muda, novo prazo, novo esforço e quem aprova. Marque [VERIFICAR] toda estimativa que dependa de quem vai executar. 07. PEÇA CAMINHOS, NÃO UMA RESPOSTA [Decidir] Quando usar: No fim de um chat longo, quando o contexto já está todo na conversa (Tree of Thoughts). ---------------------------------------- Com base no que conversamos sobre [tema]: - proponha 3 caminhos diferentes; - avalie cada um em prazo, custo, risco e relação com o cliente; - descarte o mais fraco e explique por quê; - recomende um e diga o que me faria mudar de ideia. 08. LIÇÕES APRENDIDAS A PARTIR DO HISTÓRICO [Fim] Quando usar: Antes da reunião de encerramento. A retrospectiva começa do rascunho, não da página em branco. ---------------------------------------- Anexei o histórico do projeto [nome]: atas, log de decisões, status reports semanais e pedidos de mudança. Rascunhe: 1. Lições aprendidas em três blocos: o que funcionou, o que não funcionou e o que faríamos diferente. Cite o documento que sustenta cada ponto. 2. Critério de sucesso × resultado: [métrica], ponto de partida [valor], esperado [valor], medido [valor]. 3. Pacote de passagem de bastão: onde estão os arquivos, contatos do cliente e pendências abertas. É um rascunho para a reunião de encerramento: aponte o que a equipe precisa discutir, sem concluir as causas por ela. 09. RESUMA E RECOMECE [Dia a dia] Quando usar: Em chat longo, a IA perde o começo. 30 segundos e você abre um chat limpo. ---------------------------------------- Resuma esta conversa em 10 linhas: objetivo, decisões, pendências e o que falta. Vou abrir um chat novo. 10. PEÇA A FONTE [Dia a dia] Quando usar: Sempre que a resposta parecer certa demais. É o jeito mais rápido de achar invenção. ---------------------------------------- Para cada afirmação da sua resposta, mostre a frase exata do documento que a sustenta. Se não houver, escreva "sem fonte". 11. INSTRUÇÕES DO AGENTE DE STATUS REPORT [Agente] Quando usar: Cole nas instruções de um GPT personalizado, Projeto do Claude, Gem ou agente do Copilot. ---------------------------------------- Você redige o status report semanal dos projetos da equipe. Entrada: planilha de planejado × realizado e atas da semana. Saída: até 8 linhas: o que foi entregue, o que atrasou e por quê, e a decisão que precisamos do cliente. Classifique cada entrega como no prazo, em risco ou atrasado. Regras: use só os dados enviados; marque [VERIFICAR] o que for incerto; nunca prometa data nova. Formato: siga o exemplo de status aprovado anexado como conhecimento. ============================================================ PARTE 2 · MODELOS DE GESTÃO ============================================================ PLANO DE 1 PÁGINA Fica aberto na reunião. Se não cabe em uma página, o escopo ainda está vago. ---------------------------------------- PLANO DO PROJETO: [nome] 1. Problema: [problema] → [efeito] → [impacto] 2. Objetivo: [resultado para o cliente] 3. Escopo Entra: [itens] Não entra: [itens] 4. Entregas [entrega] · dono: [nome] · data: [dd/mm] [entrega] · dono: [nome] · data: [dd/mm] 5. Critério de sucesso: [métrica] de [ponto de partida] para [esperado] até [prazo] · responsável: [nome] CRITÉRIO DE SUCESSO Combinado com o cliente, por escrito. Sem ponto de partida, não há como provar o resultado. ---------------------------------------- CRITÉRIO DE SUCESSO Métrica | Ponto de partida | Esperado | Prazo | Responsável [métrica] | [valor hoje] | [valor esperado] | [data] | [nome] Exemplo: Agendamentos de pacientes novos por mês | 12 | 25 | 3 meses após a entrega | Gerente do projeto + clínica DOIS RITUAIS CURTOS Ritmo vale mais que reunião longa. A terceira pergunta transforma status em decisão. ---------------------------------------- CHECK-IN SEMANAL (equipe, 15 min) 1. O que entregamos? 2. O que está travando? 3. Que decisão precisamos tomar? ALINHAMENTO QUINZENAL (cliente) - O que foi entregue - O que mudou no plano - O que precisamos do cliente SEMÁFORO POR ENTREGA Olhe prazo, escopo, entregas, responsáveis, recursos e qualidade. Resuma em uma cor por entrega. ---------------------------------------- SEMÁFORO (por entrega, toda semana) Olhe: prazo, escopo, entregas, responsáveis, recursos, qualidade. Verde: no prazo Amarelo: em risco (o mais valioso: ainda dá tempo de agir) Vermelho: atrasado Entrega | Data planejada | Data real | Status [entrega] | [semana] | [semana ou pendente] | [cor] TODA MUDANÇA TEM PREÇO Antes de responder “claro, sem problemas”. Mudança sem registro vira retrabalho. ---------------------------------------- PEDIDO DE MUDANÇA: [pedido] O que sai? [item do escopo que dá lugar] Quanto atrasa? [prazo e horas da equipe] Quem aprova? [cliente / diretoria], por escrito Registro no log de decisões: [data] LOG DE DECISÕES Se é importante, escreva. O que não está escrito não sobrevive à troca de gestão. ---------------------------------------- LOG DE DECISÕES (uma linha por decisão, no mesmo lugar do projeto) Data | Decisão | Quem decidiu | Impacto [dd/mm] | [decisão] | [nomes] | [efeito em prazo, custo ou escopo] ENCERRAMENTO EM 30 MINUTOS Logo depois da entrega, não no fim do ano. Volte ao critério de sucesso na data marcada. ---------------------------------------- LIÇÕES APRENDIDAS (equipe, 30 min) 1. O que funcionou? 2. O que não funcionou? 3. O que faríamos diferente? PASSAGEM DE BASTÃO - Arquivos organizados num só lugar: [link] - Contatos e histórico do cliente: [link] - Log de decisões e pendências: [link] Critério de sucesso: esperado [valor] · medido [valor] · data da medição [dd/mm] ============================================================ PARTE 3 · O QUE AUTOMATIZAR E O QUE FICA COM O GERENTE ============================================================ - Plano de 1 página (Início): IA e automação rascunho a partir do kickoff e da proposta. O gerente valida com o cliente. - Ata e pendências (Cada reunião): IA e automação transcrevem e distribuem tarefas. O gerente confere donos e prazos. - Lembretes de prazo (Todo dia): IA e automação avisam o dono antes do prazo. O gerente trata as exceções. - Status report (Toda semana): IA e automação calculam o semáforo e redigem. O gerente revisa e envia ao cliente. ← comece por aqui - Análise de mudança (Sob demanda): IA e automação estimam impacto e rascunham aditivo. O gerente negocia e aprova. - Lições aprendidas (Fim): IA e automação consolidam o histórico. O gerente conduz a retrospectiva. ============================================================ PARTE 4 · ATIVIDADE PARA REFAZER ============================================================ Transcrição do check-in · Plano de marketing digital para uma clínica · semana 5 de 7 Ana (gerente): Check-in da semana 5. O que entregamos? Bruno: Fechei a pesquisa com pacientes na terça, uma semana depois do previsto. Carla: O calendário de conteúdo não saiu. Estou esperando a clínica aprovar as pautas. Ana: Então precisamos da aprovação até quarta, senão a apresentação final atrasa. Bruno: A doutora perguntou se dá para incluir tráfego pago no plano. Carla: Talvez dê para fazer um vídeo curto para o Instagram também, né? Ana: Alguém precisa revisar os números da pesquisa antes de mandar. Ana: Fechado: o calendário sai em duas partes, a primeira na sexta. Escopo aprovado. Entra: Diagnóstico das redes sociais; Pesquisa com pacientes; Calendário de conteúdo de 3 meses. Não entra: Produção de fotos e vídeos; Gestão das redes depois da entrega; Tráfego pago. Confira a resposta da IA: - Tratou ideia como decisão? - Deixou tarefa sem dono ou sem prazo? - Percebeu o pedido que está fora do escopo? - Inventou algo que ninguém disse? Gabarito (não leia antes de tentar): 1. Ideia não é decisão: O vídeo curto para o Instagram foi só um “talvez”. E fotos e vídeos estão fora do escopo. 2. Tarefa sem dono: “Alguém precisa revisar os números da pesquisa” não tem responsável nem prazo. O gerente precisa nomear alguém. 3. Pedido de mudança: Tráfego pago está no “não entra”. Não é pendência: é mudança com preço (o que sai, quanto atrasa, quem aprova). 4. Pendência do cliente: A aprovação das pautas até quarta tem a clínica como dona. O atraso da pesquisa é informação para o semáforo. A única decisão real: o calendário sai em duas partes, a primeira na sexta. Ela vai para o log de decisões. ============================================================ PARTE 5 · POR ONDE COMEÇAR ============================================================ 01. Escolha uma rotina: A mais repetitiva da sua semana. Em geral, o status report ou a ata. Critério: repete toda semana, tem entrada e saída claras e o erro é barato de corrigir. 02. Faça à mão com IA: Duas semanas usando um prompt no assistente, revisando cada saída. É o passo que mais se pula, e é ele que mostra onde a IA erra antes de você automatizar o erro. 03. Vire um agente: Quando o prompt para de mudar, leve as instruções, os modelos e o formato para um GPT personalizado, Projeto do Claude, Gem ou agente do Copilot. 04. Automatize: Só depois que o agente funciona: ligue gatilho, regra e ação em Power Automate, Make, n8n ou Zapier. Anatomia de um agente: Instruções (papel, tarefa, regras e o que nunca fazer); Conhecimento (modelos e bons exemplos, como um status já aprovado); Formato (a mesma saída sempre, com um exemplo pronto); Teste (três casos reais antes de compartilhar com a equipe). Anatomia de uma automação: Gatilho: todo dia, às 8h; Regra: prazo em até 2 dias e status diferente de concluído; Ação: mensagem ao dono no teams, whatsapp ou e-mail, com tarefa e prazo; Exceção: atrasou? só então o gerente recebe o alerta e decide. Quatro cuidados: 1. Dados do cliente: Use só ferramentas aprovadas pela empresa e pelo contrato. Anonimize o que for sensível (LGPD). 2. Revisão humana: A IA erra com confiança. Nada sai para o cliente sem leitura do gerente. 3. Um dono por saída: Cada ata, status ou aditivo tem uma pessoa responsável, não “a IA”. 4. Processo antes da ferramenta: Automatizar um processo confuso só produz confusão mais rápido. ============================================================ REFERÊNCIAS ============================================================ - Gartner (2019). Gartner Says 80 Percent of Today's Project Management Tasks Will Be Eliminated by 2030 as Artificial Intelligence Takes Over. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management - Walch, K. (2026). A Smarter Way to Build Artificial Intelligence Skills That Last. The PMI Blog. https://www.pmi.org/blog/ai-skills-perishable-durable-enduring - Huhtonen, I. (2026). Modular Prompting in Practice: Better AI Results for Project Managers. The PMI Blog. https://www.pmi.org/blog/modular-prompting-practical-guide - Huhtonen, I. (2025). Building Blocks for Better Prompts: A Modular Prompt Engineering Framework. The PMI Blog. https://www.pmi.org/blog/how-to-write-better-prompts-framework - Yao, S. et al. (2023). Tree of Thoughts: Deliberate Problem Solving with Large Language Models. NeurIPS 2023. https://arxiv.org/abs/2305.10601 - Schwaber, K.; Sutherland, J. The Scrum Guide. https://scrumguides.org/scrum-guide.html - PMI (2025). Guia PMBOK, 8ª edição, e The Standard for Project Management. - PMI. Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide. Contatos Gabriel Fiuza · WhatsApp (61) 99376-3388 · linkedin.com/in/gabrieldelannafiuza · Newsletter: glfiuza.substack.com Pedro Coelho · linkedin.com/in/pedrovitorrodriguescoelho · instagram.com/pedrobmai