oficina.

PMI-DF SUMMIT 2026 · OFICINA · GESTÃO DE PROJETOS + IA

Menos
operação,
mais gestão.

Automatizando a rotina do gerente de projetos com Inteligência Artificial

Abrir o kit prático Acessar a apresentação

Uma oficina PMI-DF com Gabriel Fiuza e Pedro Coelho · Trilha Tecnologia · 10/11/2026

01 / O QUE FICA DA OFICINA

A IA rascunha.
O gerente decide.

Atas, lembretes e relatórios podem ganhar o apoio da IA. O tempo que sobra volta para as decisões, os acordos com o cliente e a liderança da equipe.

OPERAÇÃO · IA E AUTOMAÇÃO

Registrar, consolidar, lembrar

  • Escrever a ata e listar pendências
  • Atualizar o planejado × realizado
  • Lembrar donos de prazos
  • Rascunhar o status report

GESTÃO · GERENTE DE PROJETOS

Combinar, decidir, ajustar

  • Combinar escopo e sucesso com o cliente
  • Decidir o que fazer com o atraso
  • Negociar mudanças e seu preço
  • Desenvolver e alinhar a equipe

O tempo que a IA libera só vira resultado se for para a coluna da direita.

01

COMEÇO

Clareza antes
da execução.

Transforme o kickoff em um plano de uma página: problema, objetivo, escopo, entregas com dono e data e critério de sucesso. A IA prepara o rascunho; você valida com o cliente.

02

MEIO

Acompanhar.
Ajustar. Decidir.

Use IA e automação para organizar atas, pendências, lembretes e status reports. Compare planejado e realizado, revise as saídas e negocie as mudanças.

03

FIM

O aprendizado
continua.

Meça o resultado com o cliente e organize a passagem de bastão. A IA consolida o histórico; a equipe valida as lições e escolhe o que muda no próximo projeto.

02 / O QUE AUTOMATIZAR E O QUE FICA COM VOCÊ

Seis rotinas.
Um mesmo dono.

Leia a tabela pela coluna da direita: em todas as linhas, a decisão continua com o gerente. O status report é o melhor primeiro candidato: semanal, repetitivo e com entrada e saída claras.

RotinaQuandoIA e automação fazemO gerente faz
Plano de 1 páginaInícioRascunho a partir do kickoff e da propostaValida com o cliente
Ata e pendênciasCada reuniãoTranscrevem e distribuem tarefasConfere donos e prazos
Lembretes de prazoTodo diaAvisam o dono antes do prazoTrata as exceções
Status reportComece por aquiToda semanaCalculam o semáforo e redigemRevisa e envia ao cliente
Análise de mudançaSob demandaEstimam impacto e rascunham aditivoNegocia e aprova
Lições aprendidasFimConsolidam o históricoConduz a retrospectiva

03 / KIT DE PROMPTS

Prompts prontos
para copiar.

Troque o que está entre [colchetes] pelo seu projeto. Funcionam no ChatGPT, Claude, Copilot ou Gemini. Use só dados que você está autorizado a compartilhar.

TarefaO que a IA deve fazer
ContextoSituação, leitor e fonte
SaídaFormato e tamanho
RefinarCorrigir, pedir fonte, questionar
Baixar o kit completo (.txt)
Meio

Status report com contexto

Toda sexta, para o cliente. Troque o pedido vago por situação, leitor, fonte, formato e regras.

Sou gerente de um projeto de [tipo de projeto] para [cliente], na semana [X] de [Y].
Quem lê é [leitor], [como lê: no celular, em reunião, por e-mail].
Use a planilha anexa de planejado × realizado.
Escreva até 8 linhas: o que foi entregue, o que atrasou e por quê, e a decisão que precisamos de [leitor] até [data].
Tom direto, sem jargão. Se faltar dado, pergunte em vez de inventar.
Começo

Deixe a IA perguntar antes

Quando você ainda não tem todo o contexto. As perguntas mostram o que não foi combinado.

Quero [o plano de 1 página / a proposta / o e-mail] do projeto [nome].
Antes de escrever, me faça as perguntas que precisar, uma de cada vez.
Quando tiver o suficiente, avise e escreva a primeira versão.
Começo

Do kickoff ao plano de 1 página

Logo depois do kickoff, com a transcrição, a proposta e os e-mails do cliente.

Sou gerente do projeto [nome] para [cliente]. Leia a transcrição do kickoff, a proposta e os e-mails anexos e preencha o plano de 1 página em 5 blocos:
1. Problema: problema → efeito → impacto, em uma frase.
2. Objetivo: o resultado para o cliente.
3. Escopo: o que entra e o que não entra.
4. Entregas: cada uma com um dono e uma data.
5. Critério de sucesso: métrica, ponto de partida, esperado, prazo e responsável.
Antes de montar o plano, me faça as perguntas que precisar, uma de cada vez.
Marque [VERIFICAR] tudo que não estiver nos documentos. Não invente informação.
Começo

O que ficou sem dizer

Antes de assinar o contrato. A IA lê os documentos longos atrás de lacunas.

Sou gerente de um projeto de [tipo de projeto] para [cliente]. Leia a proposta e a transcrição do kickoff anexas e liste:
- tudo que o cliente pode achar que está incluído, mas não está escrito;
- termos vagos ("melhorar", "otimizar") sem métrica;
- entregas sem dono ou sem data;
- três perguntas para eu fazer ao cliente antes de assinar.
Responda em tabela. Não invente informação que não esteja nos documentos.
Meio

Ata, pendências, decisões e mudanças

Depois de cada reunião gravada e transcrita (Teams, Meet, Zoom, tl;dv, Fireflies, Read.ai).

TAREFA: a partir da transcrição anexa do check-in do projeto [nome], extraia: resumo da reunião (até 5 linhas), pendências, decisões tomadas e pedidos de mudança.
CONTEXTO: escopo aprovado do projeto. Entra: [itens]. Não entra: [itens].
SAÍDA: uma tabela com as colunas tipo, descrição, dono e prazo.
REFINAR: marque [VERIFICAR] o que não estiver claro na transcrição. Não trate ideia como decisão. Se uma tarefa não tiver dono ou prazo, escreva "sem dono" ou "sem prazo" em vez de completar. Sinalize todo pedido que estiver fora do escopo.
Meio

Pedido de mudança: impacto primeiro

Quando chega o “dá para incluir só mais uma coisinha?”. Você vai para a conversa com números.

O cliente pediu: "[pedido]". Use como contexto o plano de 1 página e o cronograma anexos.
1. Compare o pedido com o escopo aprovado: está dentro ou fora?
2. Estime o impacto no prazo e nas horas da equipe, mostrando as premissas.
3. Aponte o que pode sair do escopo no lugar.
4. Rascunhe um aditivo curto: o que muda, novo prazo, novo esforço e quem aprova.
Marque [VERIFICAR] toda estimativa que dependa de quem vai executar.
Decidir

Peça caminhos, não uma resposta

No fim de um chat longo, quando o contexto já está todo na conversa (Tree of Thoughts).

Com base no que conversamos sobre [tema]:
- proponha 3 caminhos diferentes;
- avalie cada um em prazo, custo, risco e relação com o cliente;
- descarte o mais fraco e explique por quê;
- recomende um e diga o que me faria mudar de ideia.
Fim

Lições aprendidas a partir do histórico

Antes da reunião de encerramento. A retrospectiva começa do rascunho, não da página em branco.

Anexei o histórico do projeto [nome]: atas, log de decisões, status reports semanais e pedidos de mudança. Rascunhe:
1. Lições aprendidas em três blocos: o que funcionou, o que não funcionou e o que faríamos diferente. Cite o documento que sustenta cada ponto.
2. Critério de sucesso × resultado: [métrica], ponto de partida [valor], esperado [valor], medido [valor].
3. Pacote de passagem de bastão: onde estão os arquivos, contatos do cliente e pendências abertas.
É um rascunho para a reunião de encerramento: aponte o que a equipe precisa discutir, sem concluir as causas por ela.
Dia a dia

Resuma e recomece

Em chat longo, a IA perde o começo. 30 segundos e você abre um chat limpo.

Resuma esta conversa em 10 linhas: objetivo, decisões, pendências e o que falta. Vou abrir um chat novo.
Dia a dia

Peça a fonte

Sempre que a resposta parecer certa demais. É o jeito mais rápido de achar invenção.

Para cada afirmação da sua resposta, mostre a frase exata do documento que a sustenta.
Se não houver, escreva "sem fonte".
Agente

Instruções do agente de status report

Cole nas instruções de um GPT personalizado, Projeto do Claude, Gem ou agente do Copilot.

Você redige o status report semanal dos projetos da equipe.
Entrada: planilha de planejado × realizado e atas da semana.
Saída: até 8 linhas: o que foi entregue, o que atrasou e por quê, e a decisão que precisamos do cliente. Classifique cada entrega como no prazo, em risco ou atrasado.
Regras: use só os dados enviados; marque [VERIFICAR] o que for incerto; nunca prometa data nova.
Formato: siga o exemplo de status aprovado anexado como conhecimento.

04 / MODELOS DE GESTÃO

Fundamentos que
não envelhecem.

Ferramentas de IA mudam todo ano; estes modelos continuam valendo. Copie, cole no seu documento do projeto e preencha.

Começo

Plano de 1 página

Fica aberto na reunião. Se não cabe em uma página, o escopo ainda está vago.

  1. 1Problemaproblema → efeito → impacto, em uma frase
  2. 2Objetivoo resultado para o cliente
  3. 3Escopoo que entra · o que não entra
  4. 4Entregascada uma com dono e data
  5. 5Critério de sucessométrica combinada com o cliente
Começo

Critério de sucesso

Combinado com o cliente, por escrito. Sem ponto de partida, não há como provar o resultado.

MétricaPartidaEsperadoPrazoResponsável
Agendamentos de pacientes novos/mês12253 meses após a entregaGerente + clínica

Exemplo do projeto da clínica usado na oficina.

Meio

Dois rituais curtos

Ritmo vale mais que reunião longa. A terceira pergunta transforma status em decisão.

TODA SEMANA · EQUIPE · 15 MIN

  • O que entregamos?
  • O que está travando?
  • Que decisão precisamos tomar?

A CADA 15 DIAS · CLIENTE

  • O que foi entregue
  • O que mudou no plano
  • O que precisamos do cliente
Meio

Semáforo por entrega

Olhe prazo, escopo, entregas, responsáveis, recursos e qualidade. Resuma em uma cor por entrega.

  • No prazo
  • Em risco · ainda dá tempo de agir
  • Atrasado
Meio

Toda mudança tem preço

Antes de responder “claro, sem problemas”. Mudança sem registro vira retrabalho.

  1. ?O que sai?escopo novo entra no lugar de algo
  2. ?Quanto atrasa?prazo e esforço da equipe
  3. ?Quem aprova?cliente e diretoria, por escrito
Meio

Log de decisões

Se é importante, escreva. O que não está escrito não sobrevive à troca de gestão.

DataDecisãoQuem decidiuImpacto
12/09Pesquisa com pacientes só onlineCliente e gerenteGanha 1 semana
19/09Tráfego pago vira aditivoDiretor e clienteNovo prazo e valor

Exemplo do projeto da clínica usado na oficina.

Fim

Encerramento em 30 minutos

Logo depois da entrega, não no fim do ano. Volte ao critério de sucesso na data marcada.

LIÇÕES APRENDIDAS · EQUIPE

  • O que funcionou?
  • O que não funcionou?
  • O que faríamos diferente?

PASSAGEM DE BASTÃO

  • Arquivos num só lugar
  • Contatos e histórico do cliente
  • Log de decisões e pendências

05 / REFAÇA A ATIVIDADE

A IA escreve a ata.
Achar os erros é gestão.

A transcrição abaixo tem quatro armadilhas de propósito. Monte o prompt, rode no seu assistente e confira a resposta antes de abrir o gabarito.

Check-in · semana 5 de 7

Plano de marketing digital para uma clínica

Ana (gerente): Check-in da semana 5. O que entregamos?

Bruno: Fechei a pesquisa com pacientes na terça, uma semana depois do previsto.

Carla: O calendário de conteúdo não saiu. Estou esperando a clínica aprovar as pautas.

Ana: Então precisamos da aprovação até quarta, senão a apresentação final atrasa.

Bruno: A doutora perguntou se dá para incluir tráfego pago no plano.

Carla: Talvez dê para fazer um vídeo curto para o Instagram também, né?

Ana: Alguém precisa revisar os números da pesquisa antes de mandar.

Ana: Fechado: o calendário sai em duas partes, a primeira na sexta.

✓ ENTRA

  • Diagnóstico das redes sociais
  • Pesquisa com pacientes
  • Calendário de conteúdo de 3 meses

✕ NÃO ENTRA

  • Produção de fotos e vídeos
  • Gestão das redes depois da entrega
  • Tráfego pago
  1. Monte o prompt com os quatro blocos. Atalho: use o prompt Ata, pendências, decisões e mudanças.
  2. Rode no assistente com a transcrição e o escopo (o botão copia os dois juntos).
  3. Confira a resposta com as perguntas abaixo.

DEPOIS, CONFIRAM: ONDE A IA ERROU?

  • Tratou ideia como decisão?
  • Deixou tarefa sem dono ou sem prazo?
  • Percebeu o pedido que está fora do escopo?
  • Inventou algo que ninguém disse?
Ver o gabarito
  1. Ideia não é decisão. O vídeo curto para o Instagram foi só um “talvez”. E fotos e vídeos estão fora do escopo.
  2. Tarefa sem dono. “Alguém precisa revisar os números da pesquisa” não tem responsável nem prazo. O gerente precisa nomear alguém.
  3. Pedido de mudança. Tráfego pago está no “não entra”. Não é pendência: é mudança com preço (o que sai, quanto atrasa, quem aprova).
  4. Pendência do cliente. A aprovação das pautas até quarta tem a clínica como dona. O atraso da pesquisa é informação para o semáforo.

A única decisão real: o calendário sai em duas partes, a primeira na sexta. Ela vai para o log de decisões.

QUER IR ALÉM?

Peça à IA que transforme a ata em mensagem de status para a dona da clínica. Depois, desenhe o agente da sua rotina: tarefa, entrada, saída, regras e quem confere. Se essa última caixa ficou vazia, o agente ainda não está pronto.

06 / POR ONDE COMEÇAR

Uma rotina.
Quatro passos.

Ninguém sai automatizando tudo. Meta para a próxima semana: começar o passo 2 com a rotina que você escolheu na oficina.

  1. 01

    Escolha uma rotina

    A mais repetitiva da sua semana. Em geral, o status report ou a ata. Critério: repete toda semana, tem entrada e saída claras e o erro é barato de corrigir.

  2. 02

    Faça à mão com IA

    Duas semanas usando um prompt no assistente, revisando cada saída. É o passo que mais se pula, e é ele que mostra onde a IA erra antes de você automatizar o erro.

  3. 03

    Vire um agente

    Quando o prompt para de mudar, leve as instruções, os modelos e o formato para um GPT personalizado, Projeto do Claude, Gem ou agente do Copilot.

  4. 04

    Automatize

    Só depois que o agente funciona: ligue gatilho, regra e ação em Power Automate, Make, n8n ou Zapier.

PASSO 03 · ANATOMIA DE UM AGENTE

Um agente é um bom prompt que você não reescreve.

  • 01InstruçõesPapel, tarefa, regras e o que nunca fazer
  • 02ConhecimentoModelos e bons exemplos, como um status já aprovado
  • 03FormatoA mesma saída sempre, com um exemplo pronto
  • 04TesteTrês casos reais antes de compartilhar com a equipe

Se você cola o mesmo prompt toda semana, ele já deveria ser um agente. Veja as instruções de exemplo.

PASSO 04 · ANATOMIA DE UMA AUTOMAÇÃO

Cobrança vira lembrete automático.

  • 01GatilhoTodo dia, às 8h
  • 02RegraPrazo em até 2 dias e status diferente de concluído
  • 03AçãoMensagem ao dono no Teams, WhatsApp ou e-mail, com tarefa e prazo
  • 04ExceçãoAtrasou? Só então o gerente recebe o alerta e decide

O gerente para de perguntar “e aí, como está?” e trata só o que ficou vermelho.

QUATRO CUIDADOS

IA rascunha,
o gerente decide.

  1. 1
    Dados do cliente

    Use só ferramentas aprovadas pela empresa e pelo contrato. Anonimize o que for sensível (LGPD).

  2. 2
    Revisão humana

    A IA erra com confiança. Nada sai para o cliente sem leitura do gerente.

  3. 3
    Um dono por saída

    Cada ata, status ou aditivo tem uma pessoa responsável, não “a IA”.

  4. 4
    Processo antes da ferramenta

    Automatizar um processo confuso só produz confusão mais rápido.

FERRAMENTAS CITADAS NA OFICINA

Assistentes
ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini
Agentes
GPT personalizado, Projeto do Claude, Gem, agente do Copilot
Transcrição
Teams, Meet, Zoom, tl;dv, Fireflies, Read.ai
Automação
Power Automate, Make, n8n, Zapier

07 / A APRESENTAÇÃO COMPLETA

A oficina termina.
As ideias continuam.

Revisite os exemplos, os prompts e a atividade prática na apresentação completa.

Abrir os slides em PDF Baixar o PDF

PDF · 50 SLIDES · 530 KB · ABRE EM NOVA ABA

08 / A CONVERSA CONTINUA

Vamos trocar
figurinhas?

Uma ideia, uma dúvida ou uma experiência com IA na sua rotina. Se colocar algo disso em prática, conte para a gente como foi.

Retrato de Pedro Coelho

Pedro Coelho

Fundador · BMAI

A BMAI faz engenharia de inteligência artificial em Brasília, implantando agentes e automações em empresas. Mentor do Sebrae Startups e embaixador do MJBSBÊ.

WhatsApp LinkedIn Instagram

REFERÊNCIAS

Para se aprofundar